Внеплановая СОУТ: когда проводить, сроки и документы

Периодичность организации специальной оценки условий труда (СОУТ) законодательством четко определена – один раз в пять лет (ст. 8 ФЗ № 426) на рабочих местах, где установлены вредные и опасные условия труда, а также на рабочих местах не подлежащих декларированию.

Для проведения внеплановой СОУТ раньше намеченного срока должны быть существенные причины.

Когда проводится внеплановая СОУТ

Проводится внеплановая специальная оценка условий труда в следующих случаях (статья 17 ФЗ № 426): 

1. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест.
2. Получение работодателем предписания надзорных органов о необходимости проведения ВСОУТ в связи с выявленными в ходе проведения нарушений.
3. Изменение технологического процесса, замена производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников.
4. Изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников.
5. Изменение применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты, способное оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников.
6. Произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов.
7. Наличие мотивированных предложений выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников о проведении внеплановой СОУТ, в том числе подготовленных по замечаниям и возражениям работника относительно результатов СОУТ, проведенной на его рабочем месте в письменном виде в выборный орган первичной профсоюзной организации или иной представительный орган работников.

Примерные ситуации, когда нужно провести внеплановую специальную оценку условий труда:

• установка нового оборудования;
• переезд работников в другое производственное помещение;
• арендовано новое помещение и все работники переезжают в другой район города.

Сроки проведения внеплановой СОУТ: 6 или 12 месяцев

Срок проведения внеплановой специальной оценки условий труда составляет 12 месяцев в случае:

• ввода в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест;
• изменения технологического процесса;
• замены производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников.

Во всех остальных случаях срок для проведения внеплановой СОУТ составляет 6 месяцев с момента наступления данных обстоятельств (п.2 ст. 17 ФЗ № 426).

Если рабочие места вводятся в организации на срок менее 12 месяцев, то на временных рабочих местах СОУТ должна проводиться во исполнение статьи 17 ФЗ № 426, где сказано, что при введении вновь организованных рабочих места ВСОУТ проводится в течение 12 месяцев.

То есть если нет уверенности, что данные рабочие места будут расформированы в течение 12 месяцев, то ВСОУТ следует провести, так как возможна административная ответственность на основании ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Не пропускайте проведение внеплановой СОУТ, используя схему, подготовленную в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ.

Нужно ли подавать декларацию после внеплановой СОУТ

Обратите внимание, что декларация по итогам проведения ВСОУТ подается на основании заключения эксперта, которое является частью отчета. Комиссия утверждает отчет. Возможно, даже если не изменился перечень РМ, подлежащих декларации, но изменились номера карт.

А также ГИТ сверяет декларацию с отчетом во ФГИС, где указываются реквизиты отчета. Поэтому в любом случае новая декларация должна быть направлена в соответствии со сроками в ГИТ.

Штрафы за непроведение внеплановой СОУТ

И если не провести внеплановую специальную оценку условий труда, при выявлении нарушения штраф неминуем (ч.2 ст. 5.27.1 КоАП):

• на должностных лиц и ИП – от 5000 до 10 000 рублей;
• на ЮЛ – от 60 000 до 80 000 рублей.

Как организовать внеплановую СОУТ: пошаговый порядок

Внеплановая специальная оценка условий труда имеет такой же порядок, как и плановая, и проводится в следующем порядке:

1. Подготавливается и утверждается руководителем организации приказ о создании комиссии для проведения ВСОУТ. Состав может ранее утвержденный приказом, который устанавливался при проведении предыдущей плановой СОУТ. 
2. Комиссия составляет список рабочих мест, для которых обязательна внеплановая СОУТ, и заключается договор со сторонней организацией, имеющей аккредитацию для проведения специальной оценки условий труда. 
3. Подрядная организация проводит все необходимые инструментальные измерения и подготавливает отчет, который подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения. Сроки проведения внеплановой спецоценки и порядок передачи документов установлен ФЗ № 426 и аналогичен проведению спецоценки в обычном плановом порядке.
4. После утверждения отчета работники, на чьих рабочих местах проводилась ВСОУТ, должны быть ознакомлены с результатами под подпись. 
5. Далее направляется уведомление об этих результатах в СФР РФ.
6. Добавляется информация на сайте организации.
7. Если вредные и опасные условия труда на рабочих местах не установлены, передается декларация в ГИТ.
8. Если внеплановая СОУТ проводилась на основании предписания надзорных органов, направить отчет о выполнении мероприятий с приложением копии результатов проведения внеплановой спецоценки.

Когда основания для внеплановой СОУТ уже определены, важно правильно организовать саму процедуру: создать комиссию, определить рабочие места, выбрать аккредитованную организацию, утвердить отчет, ознакомить работников и не забыть про дальнейшие действия после получения результатов. В видео подробно разбираем порядок проведения СОУТ по шагам, чтобы было понятно, как связать требования закона с реальными документами работодателя.

▶

Обратите внимание, что если произошла реорганизации организации или смена юридического лица, наименования подразделения, профессии, но при этом условия работ у работников не изменились, используемое оборудование или инструмент остались прежние, как и адрес местонахождения остался, то в этому случае, внеплановую специальную оценку рабочих мест проводить не нужно. 

Но документально обосновать причину непроведения ВСОУТ важно. Решение о непроведении внеплановой специальной оценки условий труда должно приниматься комиссией. 

Причем законодательно не установлен порядок оформления локальных актов и решения о непроведении внеплановой СОУТ, поэтому все, о чем сказано ниже является рекомендацией, основанной на собственной практике.

Акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой СОУТ

Можно составить акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой СОУТ, например, в связи с реорганизацией предприятия.

Подготовить приказ о создании комиссии для проведения внеплановой спецоценки, если ранее утвержденный приказ не актуален, например, уволился один из членов комиссии.

Скачать образец приказа можно по ссылке >>>.

Далее составляет акт об отсутствии оснований, в котором нужно указать следующие нюансы:

• предыдущее название организации;
• новое название предприятия;
• в связи с чем произошли изменения, в идеале ссылкой на какой-то подтверждающий данные перемены документ;
• указать, что наименование подразделений и должностей остались те же.

Скачать пример оформления акта вы можете по этой ссылке и адаптировать под вашу ситуацию.

Далее этот акт необходимо ввести в действие приказом по организации, можно по аналогии с предложенным мной вариантом.

Нужно ли проводить СОУТ при переименовании должности

Разберем ситуацию: если изменилось название должности в штатном расписании, нужно ли проводить спецоценку?

Если работник остался работать прежнем рабочем месте, оборудование, инвентарь или техника не изменились, условия труда остались те же, то без СОУТ можно обойтись.

В ситуации оформляется акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда (желательно на каждую должность отдельный).

В состав комиссии, которая будет подтверждать отсутствие оснований для внеплановой СОУТ, лучше всего включать тех же специалистов, которые привлекались ранее при проведении спецоценки у вас на предприятии.

Подготовленные акты необходимо ввести в действие приказом руководителя предприятия. Если на данных должностях были установлены вредные условия труда и применялась компенсация, то обязательно укажите, что на переименованные должности это также распространяется. 

При наличии профсоюза, согласование обязательно.

Оформление документов по этой ситуации аналогичное, поэтому оставляю примерные образцы для скачивания и применения в случае необходимости.

Краткий вывод: как не пропустить внеплановую СОУТ

Внеплановую СОУТ проводят не каждый раз, когда в организации что-то изменилось, а только при наличии оснований, которые могут повлиять на условия труда работников или прямо указаны в законе. Поэтому сначала нужно определить, что именно произошло: появилось новое рабочее место, изменилось оборудование, технология, материалы, СИЗ, произошёл несчастный случай, поступило предписание или мотивированное предложение работников.

Если основание есть, важно не пропустить срок: в одних случаях внеплановая СОУТ проводится в течение 12 месяцев, в других — в течение 6 месяцев. Если основания нет, это тоже лучше оформить документально: актом комиссии и приказом руководителя, чтобы при проверке было понятно, почему работодатель не запускал процедуру заново.

Оптимальный порядок такой: проверить основание, определить срок, оформить решение комиссии, при необходимости заключить договор с аккредитованной организацией, провести СОУТ, утвердить отчет, ознакомить работников и направить необходимые сведения. Тогда внеплановая СОУТ будет не реакцией «в последний момент», а управляемым процессом в системе охраны труда.

С уважением, руководитель учебного центра "Сфера безопасности", Воронцова Екатерина.

Примечание:

Данная статья опирается на действующие нормативные правовые акты, актуальные по состоянию на дату публикации статьи. В случае изменений в законодательстве рекомендуется проверять актуальность норм на официальных сайтах ведомств и правовых справочных системах.