В соответствии с законодательством, необходимо соблюдать установленные сроки хранения документов по охране труда. Однако, выполнение этих сроков в интересах работодателя, поскольку в случае необходимости расследования профессионального заболевания, своевременно предоставленный документ может помочь избежать выплат или штрафов.
Если вы любите поддерживать порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы, не забывайте о сроках хранения документов по охране труда.
В последнее время требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах становятся все более строгими. Все чаще возникают судебные разбирательства по поводу профессиональных заболеваний, и в таких случаях часто требуется обращаться к архиву материалов.
Все локально-нормативные акты, связанные с охраной труда в организации, должны храниться в надлежащем виде в течение определенного срока.
Самый продолжительный срок хранения составляет 75 лет, но есть и документы, которые нужно хранить постоянно.
В этой статье мы рассмотрим, какие документы по охране труда нужно хранить, в течение какого времени и как это делать.
Важно знать и соблюдать сроки хранения документов по охране труда, поскольку это может помочь избежать штрафов.
Например, своевременно предоставленный протокол или выписка из журнала вводного инструктажа могут защитить работодателя от административной ответственности по ст.5.27.1 КоАП РФ в десятки тысяч рублей. А отсутствие необходимого документа может свидетельствовать о нарушении прав работников и невыполнении требований Трудового кодекса.
Конечно, многие организации не существуют и 45 лет, и может показаться, что хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, накопленных за такой период, не имеет смысла.
Однако, работая специалистом по охране труда, я поняла, что уничтожать документы даже по истечении трех лет нельзя.
Приведу пример из своей практики. Произошел несчастный случай с работником, который был принят на работу с момента основания организации, а это было за пять лет до моего трудоустройства.
С этим работником произошел несчастный случай тяжелой степени тяжести, началось расследование, и потребовалось предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. На момент расследования его не могли предоставить. За отсутствие записи был назначен штраф. Журнал долго искали, и к счастью, нашли. С тех пор я бережно отношусь к архивным материалам и храню все документы по охране труда.
С 18 февраля 2020 года в силу вступил приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который устанавливает сроки хранения документов.
В частности, раздел 7.3 этого приказа касается сроков хранения документов по охране труда. Он заменил ранее действовавший приказ и установил новые сроки хранения для различных типов документов.
Последствия такого нарушения могут быть следующими:
Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Однако это лишь «цветочки» по сравнению с основным пунктом ответственности за отсутствие документов.
Мероприятия, указанные в уничтоженном документе, будут считаться не проведенными (инструктажи, обучение, проверки и т.д.), и штраф уже будет рассчитываться по ст. 5.27.1 КоАП РФ, который в десятки раз существеннее ударит по бюджету организации и должностного лица.
В настоящее время многие документы ведутся в электронном виде, но большинство материалов по охране труда все еще хранятся в бумажном виде, и не во всех организациях есть возможность для их безопасного хранения.
Однако следует учитывать, что информация о рабочих местах и работниках, занятых в опасных и вредных условиях труда, должна храниться дольше.
Например, если бывший работник обратится с жалобой на развитие у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешных медосмотров, будут утеряны либо испорчены из-за воздействия влаги и плесени, то это может привести к серьезным последствиям.
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо заранее позаботиться о хранении документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воды, света и плесени. Также следует предусмотреть различные варианты ведения архива в отдельном помещении.
В приказе Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 определены сроки хранения различных документов, включая документацию по охране труда, кадровые и бухгалтерские документы. В контексте нашей темы нас интересует раздел 7.3 «Охрана труда», в котором указаны основные документы, с которыми специалист по охране труда сталкивается в своей повседневной работе.
Вот основные документы, которые необходимо хранить в соответствии с установленными сроками:
1. Журнал инструктажа по охране труда (пункт 423) — 45 лет. Обратите внимание, что это касается как вводного инструктажа, так и инструктажа на рабочем месте.
2. Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) (пункт 407) — 45 лет (при наличии вредных и опасных условий труда — 50/75 лет).
3. Сведения о причинах профессиональных заболеваний сотрудников предприятия — 5 лет (ЭПК).
4. Наряды-допуски на выполнение опасных работ — после закрытия наряда-допуска 1 год, в случае получения травмы, аварии или несчастного случая — 45 лет.
5. Списки работников, занятых на работах, представляющих опасность для жизни и здоровья — 75 лет, если они были составлены до 1 января 2003 года, и 50 лет во всех остальных случаях.
6. Документы, подтверждающие прохождение обучения по охране труда — 5 лет.
7. Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и т.д.) — от 3 до 5 лет.
8. Заключения к договорам — 5 лет.
Действуют строгие правила хранения документов по охране труда, и их срок хранения может быть довольно длительным, и за это время может накопиться большое количество бумаг. Даже за пять лет их может собраться огромное количество.
Однако, как говорится, стоит только что-то выбросить, например, какую-то справку, как она сразу же понадобится. Это часто происходит и в сфере охраны труда. Поэтому лучше не полагаться на удачу, а хранить документы правильно.
Росархив разработал инструкцию, которая объясняет, как долго нужно хранить различные документы, включая те, которые относятся к охране труда. Существует несколько категорий, по которым определяется срок хранения:
1. Постоянно. Документы хранятся в центральных архивах, а организации передают их туда после окончания срока временного хранения.
2. До минования надобности. Это относится к внутренней документации, которая хранится в течение года после создания, а затем столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
3. До замены новыми. Обычно это касается нормативных управленческих документов, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
4. 50/75 лет — это означает, что если документ был создан до 1 января 2003 года, то он хранится 75 лет, а если после этой даты — то только 50 лет.
Срок временного хранения зависит от специфики организации, в которой были разработаны и использовались документы:
1. Для негосударственных организаций документы передаются в архив после окончания срока, указанного в договоре.
2. Документы, разработанные в организациях, которые не являются источниками комплектования муниципальных или государственных архивов, хранятся не менее 10 лет.
3. Для органов государственной власти срок хранения составляет 10 лет.
4. Для органов местного самоуправления и муниципальных структур — 5 лет.
5. Для федеральных органов, госкорпораций и организаций федерального уровня — 15 лет.
В соответствии с новыми требованиями часть документов утратила пометку «Постоянно» и перешла в категорию временно хранимых.
В 2020 году Росархив издал приказ, в котором были установлены сроки хранения документов по охране труда. Эти сроки являются обязательными для исполнения, а не просто рекомендациями.
Основная опасность неисполнения заключается не в штрафе, а в том, что мероприятия, указанные в преждевременно списанном документе, могут быть аннулированы.
Чтобы избежать проблем, необходимо изначально поддерживать документацию в порядке. Зная сроки хранения документов, следует регулярно отслеживать изменения, чтобы не пропустить новые требования и указания.
С уважением, руководитель учебного центра "Сфера безопасности", Воронцова Екатерина.
Примечание:
Данная статья опирается на действующие нормативные правовые акты, актуальные по состоянию на дату публикации статьи. В случае изменений в законодательстве рекомендуется проверять актуальность норм на официальных сайтах ведомств и правовых справочных системах.
Оставьте контакты, специалист свяжется с вами в течение дня, ответит на вопросы и поможет подобрать обучение под ваши цели и задачи
