Как ознакомить работника с результатами СОУТ?

Вопрос о том, как ознакомить работника с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ), часто кажется формальным. На практике именно на этом этапе работодатели допускают ошибки: ограничиваются трудовым договором, забывают о новых работниках или не могут подтвердить, что работник действительно видел сведения о своем рабочем месте.

Разберем порядок ознакомления по шагам: какие документы использовать, в какой срок действовать, нужен ли отдельный лист ознакомления, как поступать при текучести кадров и что делать, если результаты СОУТ изменились.

Что обязан сделать работодатель

Работодатель обязан письменно ознакомить работника с результатами СОУТ на его рабочем месте. Это отдельная обязанность в рамках законодательства о специальной оценке условий труда. Она не исчезает из-за того, что в трудовом договоре указаны класс условий труда, гарантии или компенсации.

Одновременно работнику должна быть доступна актуальная и достоверная информация об условиях труда, профессиональных рисках, мерах защиты, средствах индивидуальной защиты, гарантиях и компенсациях. Поэтому ознакомление с результатами СОУТ лучше рассматривать не как одну подпись, а как часть общей системы управления охраной труда.

Работник должен понимать, в каких условиях он работает, какие факторы выявлены на его рабочем месте и какие гарантии ему предоставлены.

Если по результатам СОУТ условия труда отнесены к опасному классу, работодатель обязан проинформировать работника об этом незамедлительно. В такой ситуации нельзя ждать окончания общего срока ознакомления.

В редакции внутренних документов и трудовых договоров важно использовать актуальные сведения. Запись о классе условий труда в договоре не заменяет ознакомление с результатами СОУТ, а карта СОУТ не заменяет условия трудового договора. Это связанные, но разные документы.

В какой срок нужно ознакомить работника

По общему правилу работодатель организует ознакомление под подпись не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ з этого периода исключаются дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха работника.

Срок считают от даты утверждения отчета, а не от даты, когда специалист по охране труда получил папку с документами и не от даты, когда карту передали в кадровую службу. Поэтому после утверждения отчета стоит сразу определить ответственных, составить график и проверить, кто фактически присутствует на работе.

Если работник отсутствует по уважительной причине, это нужно подтвердить документами и организовать ознакомление после его выхода. Само отсутствие работника не отменяет обязанность работодателя.

С чем именно знакомить работника

Работнику предоставляют сведения о результатах СОУТ, относящиеся к его рабочему месту. На практике основным документом является карта специальной оценки условий труда. В ней отражаются идентификация рабочего места, выявленные факторы, их уровни, установленный класс условий труда, гарантии, компенсации и средства индивидуальной защиты.

Не следует ограничиваться фразой «условия труда допустимые» или одной строкой в трудовом договоре. При проверке важно показать, что работнику были доступны именно результаты проведенной оценки, а не только общее условие о классе труда.

Если в карте содержатся персональные данные других работников, не нужно выдавать работнику весь комплект документов с чужими данными. Организуйте ознакомление с относящимися к его рабочему месту сведениями и исключите раскрытие информации о других лицах.

Отчет СОУТ утверждается как единый комплект документов. После утверждения нельзя просто переписать карту, добавив в нее всех новых работников. Для новых работников используют отдельную фиксацию ознакомления.

Практический разбор подготовки и проверки отчета, карт, гарантий и внеплановой СОУТ — в материале «СОУТ без формальностей: запись вебинара и раздаточные материалы».

Новый работник: нужно ли знакомить его с ранее проведенной СОУТ

Да. Если работник принят после проведения СОУТ, его все равно нужно ознакомить с результатами оценки по тому рабочему месту, на которое он принят. Это относится и к ситуации, когда в трудовом договоре уже указаны класс условий труда и сведения о гарантиях.

На практике безопаснее включить ознакомление в процедуру приема на работу: определить карту, проверить соответствие рабочего места, дать работнику ознакомиться с необходимыми сведениями и зафиксировать дату и подпись. Подпись нового работника в ранее оформленной карте не обязательна и не должна приводить к изменению утвержденного отчета.

Если рабочее место было вакантным, дополнительно нужно проверить, не возникла ли обязанность провести СОУТ после приема работника. Это зависит от того, было ли рабочее место включено в ранее проведенную оценку и изменились ли условия труда.

Подробнее о вакантных рабочих местах: «СОУТ на вакантном рабочем месте: нужно ли проводить и когда оценку можно отложить».

Лист ознакомления: обязателен ли он

Закон не устанавливает унифицированную обязательную форму отдельного листа ознакомления. Обязателен сам факт письменного ознакомления работника с результатами СОУТ и возможность подтвердить, когда и с какими сведениями он ознакомился.

Поэтому работодатель может использовать карту СОУТ, отдельный лист или ведомость, журнал, приложение к кадровым документам либо электронный документооборот. Выбранный способ должен позволять установить, какой работник, с какой картой или рабочим местом и в какую дату был ознакомлен.

Отдельный лист особенно удобен при текучести кадров. Работников не приходится вписывать в уже утвержденную карту СОУТ, а подписанные листы можно хранить вместе с картой или в составе документов по охране труда. Это не новая карта и не изменение отчета, а доказательство выполнения процедуры ознакомления.

В листе обычно указывают: номер и дату карты СОУТ, наименование рабочего места, должность, ФИО работника, дату ознакомления, подпись работника и подпись ответственного лица. При необходимости добавляют отметку о предоставлении копии или возможности ознакомиться с документом.

Можно ли ознакомить через электронный документооборот

Если в организации введен электронный документооборот в сфере трудовых отношений, ознакомление с результатами СОУТ можно организовать в электронной форме. Нужно заранее закрепить порядок работы с электронными документами и правила использования электронной подписи.

Для работодателя важно сохранить электронный след: документ, дату направления, факт открытия или подписания, сведения о работнике и примененной подписи. Простое письмо на электронную почту без подтверждения личности и факта ознакомления может оказаться слабым доказательством при споре.

Если работник отказывается от подписи

Отказ от подписи не освобождает работодателя от обязанности ознакомить работника. Сначала работнику нужно предъявить карту или предусмотренный внутренним порядком документ и предложить ознакомиться с ним. Если работник отказывается подписывать, составляют акт с указанием даты, документа, обстоятельств отказа и лиц, присутствовавших при его фиксации.

Акт подтверждает отказ, но не заменяет саму обязанность работодателя. Поэтому в документе важно зафиксировать, что работнику разъяснили содержание результатов СОУТ и предоставили возможность ознакомиться с ними.

Если проведена новая или внеплановая СОУТ

Новая оценка может изменить класс условий труда, перечень факторов, гарантии, компенсации, ограничения и требования к средствам индивидуальной защиты. В этом случае нужно сопоставить новую карту с действующими кадровыми и локальными документами.

Ознакомление с новой картой — только один элемент работы. Если меняются условия трудового договора или связанные с ними гарантии, отдельно оценивают необходимость оформления изменений и соблюдения порядка, установленного трудовым законодательством. Нельзя автоматически считать, что любая новая карта сама по себе отменяет прежние выплаты или меняет договорные условия.

Особенно внимательно проверяют доплаты, дополнительный отпуск, сокращенную продолжительность рабочего времени, молоко или равноценные продукты, медосмотры, СИЗ и ограничения по работе. Не следует применять ухудшающие изменения задним числом.

Какие права есть у работника

Работник имеет право получить полную и достоверную информацию об условиях труда, ознакомиться с результатами СОУТ на своем рабочем месте, представить письменные замечания и возражения, а также оспорить результаты специальной оценки в установленном порядке.

Если работник не помнит, что его знакомили с картой, он может направить работодателю письменный запрос о выдаче копии документа, связанного с работой. Копию карты СОУТ по своему рабочему месту работодатель должен предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления.

Что можно размещать на сайте работодателя

Работодатель, у которого есть официальный сайт, размещает сводные данные о результатах СОУТ: классы и подклассы условий труда и меры по улучшению условий труда. При этом нужно учитывать требования о защите персональных данных и охраняемой законом тайне.

Индивидуальные карты СОУТ с ФИО работников на сайте размещать не следует. Публичная информация и персональные документы — это разные уровни информирования.

О том, как результаты СОУТ встраиваются в общую систему управления охраной труда, можно прочитать в статье «Система управления охраной труда: как связаны СОУТ, ОПР, СИЗ, медосмотры и инструкции».

Судебная практика: что проверяют суды

Девятый кассационный суд общей юрисдикции рассматривал спор, в котором работодатель ссылался на трудовой договор: в нем уже был указан допустимый класс условий труда. Работник был принят после проведения СОУТ, поэтому организация считала, что повторно знакомить его с картой не нужно. Суд с этим не согласился и подтвердил обязанность ознакомить нового работника с результатами СОУТ по его рабочему месту.

Вывод для работодателя простой: запись в трудовом договоре не заменяет процедуру ознакомления с результатами СОУТ. Нужен документ, из которого видно, что работнику предоставили сведения именно по его рабочему месту.

В другом деле Верховный суд Республики Коми признал факт неознакомления работника с картой СОУТ нарушением порядка проведения специальной оценки. Производство по делу прекратили из-за истечения срока давности привлечения к ответственности, но сам факт нарушения суд не отрицал.

Это важная практическая деталь: отсутствие подписи нельзя считать несущественной кадровой мелочью. При проверке инспекция может выдать предписание об устранении нарушения и рассмотреть вопрос о привлечении работодателя к административной ответственности.

Еще один разбор ошибок работодателя и подходов трудовой инспекции — в статье «За что штрафует трудовая инспекция по охране труда: нарушения и штрафы».

Чек-лист работодателя

Перед тем как закрыть вопрос с ознакомлением, проверьте пять пунктов:

• отчет о проведении СОУТ утвержден, а карты относятся к действующим рабочим местам
• определен срок ознакомления и учтены периоды отсутствия работников
• каждый работник получил сведения по своему рабочему месту
• для новых работников используется отдельный лист, ведомость или другой установленный способ, если подпись в карте не ставится
• документы хранятся так, чтобы при проверке можно было подтвердить дату, содержание и факт ознакомления

Такой порядок помогает не только выполнить формальное требование закона, но и связать результаты СОУТ с трудовыми договорами, оценкой профессиональных рисков, СИЗ, медосмотрами и локальными документами по охране труда.

Частые вопросы

Можно ли ограничиться подписью работника в трудовом договоре?

Нет. Условия трудового договора и ознакомление с результатами СОУТ связаны, но не заменяют друг друга. Работодатель должен иметь подтверждение ознакомления с результатами оценки по конкретному рабочему месту.

Нужно ли вписывать нового работника в карту СОУТ?

Нет, утвержденную карту не нужно переписывать из-за кадровых изменений. Используйте отдельный лист, ведомость, журнал или электронную фиксацию, предусмотренную в организации.

Обязателен ли именно лист ознакомления?

Нет. Обязателен результат — письменное ознакомление. Форма может быть выбрана работодателем, если она позволяет подтвердить работника, рабочее место, карту, дату и подпись.

Что делать, если карта содержит персональные данные других работников?

Не передавать работнику чужие персональные данные. Организовать ознакомление с относящимися к его рабочему месту сведениями и использовать отдельную фиксацию ознакомления.

Можно ли заменить лист ознакомления электронной подписью?

Да, при введенном электронном документообороте и соблюдении требований к электронной подписи и хранению электронных документов.

С уважением, команда учебного центра "Сфера безопасности".